災害等におけるサービス提供確保のための個人情報の取扱い

宍粟市では、平成21年8月または台風9号の風水害や平成30年7月の豪雨災害により大きな被害を受け、被害発生時は介護保険サービス等の提供の確保が困難になる事態が発生しています。
このような状況下では、サービス提供可能な事業所がサービス提供が出来ない事業所の代理でサービス提供をすることで必要なサービスを確保する必要があります。
このサービス提供を行うためには一定の個人情報を事業所間で提供する必要がありますが、災害等の緊急時のサービス提供確保のためでも、サービス利用者の個人情報を本人の同意なく他の事業所に提供することは不適切であると考えます。
このため、事前にサービス利用者から災害等の緊急時のサービス提供確保のために必要な個人情報を事業所間で提供することについて同意を得ることが必要と考えます。
つきましては、各事業所において、次の確認と対応をお願いします。

各事業所はサービスを提供する際に、事前に利用者と、個人情報の取扱いを含めた契約書等の締結をされています。
この締結した個人情報の取扱いの規定に、災害等を想定した規定があるか確認してください。
災害等の想定とは、災害発生時に事業所が被害を受けたり、道路が寸断されたりして貴事業所でサービス提供が出来ない場合や、インフルエンザなど事業所でクラスターが発生した場合、別の事業所がサービス提供をする際に関する想定です。
災害時を想定した規定がない場合は、契約書等の様式変更をしてください。
規定に文言を追記する場合の文例をお示ししますので、必要に応じて加除訂正して活用ください。

文例

災害が発生し、当事業所が被害を受けたり、道路が寸断されたりしてサービス提供をすることが出来ない場合や、インフルエンザ等のクラスターが事業所で発生した場合で、当事業所でサービス提供が出来ない場合は、他の事業所にサービス提供を依頼し、サービス提供に必要な個人情報を他の事業所に提供することがあります。

個人情報の取扱いを規定した現在の契約書等に上記災害等を想定した規定がない事業所は、現在のサービス利用者から当該同意を得られていない状況であるため、早急に当該同意を得るべきと考えます。
サービス利用者は複数の事業所からサービス提供を受けていることが想定され、事業所ごとで同意を得るとなれば、サービス利用者にとっても事業所にとっても負担となるため、市ではサービス利用者と1つの同意書を作成することで全ての事業所が同意を得ることができることとします。
宍粟市では、災害時等におけるサービス提供確保のために個人情報を事業所間で提供することに対する同意書のひな型を作成しています。
この同意書には、サービス提供ができない場合や提供する個人情報を例示していますが、個々のケースに応じて加除訂正してご利用ください。

同意書を作成される際は次の点にご留意ください。

同意書は利用者ごとで作成

同意書は、事業所ごとで作成するのではなく、サービス利用者ごとで作成することとし、包括的な同意を得ることとします。

同意書の作成事務及び保管の担当者は

同意書の作成事務及び保管は、サービス提供を調整する事業所が行うこととします。

• 介護保険サービスの場合は、居宅介護支援事業所（介護予防を含む）
• 障がい福祉サービスの場合は、相談支援事業所